提升呼叫中心突发话务应对能力

1、重要信息告知提醒策略

（1）策略内容：将引起突发话务故障的原因，录制成IVR语音，上挂至10086主流程。通过系统设置，实现特定客户群体拨打10086进入“指定语音流程”。【示例】如部分客户手机突然无法上网，IVR报读提醒：尊敬的客户，因我公司目前GPRS故障导致您暂时无法使用手机上网，给您带来不便深表抱歉，正在加紧处理，请您4小时后再行拨打。

（2）预期成效：能有效减少“信息不对称”，让客户知道“问题出在哪儿”，减少客户“盲目重复拨打”。

（3）注意事项：针对特定目标群体的语音引导，要准确提取目标号码、精炼制作语音内容，做到“点射”，而非“扫射”。

2、热键话务分流引导策略

（1）策略内容：针对引起突发话务的原因，详细了解客户咨询的热点，将“答案”预先录制成IVR语音，上挂至10086语音2号键，引导客户自助查询。【示例】尊敬的客户，如需咨询“清爽酷夏，动感地带充值大赠送活动”，请直接按2键了解，并配置追加短信下发客户关心的内容。

（2）预期成效：能有效突出近期重点热点咨询业务点，正向引导客户自助服务，减少人工话务依赖。

（3）注意事项：引导的自助语音内容非常重要，要通过来电原因、客户投诉、数据分析和录音监听等方式，精确把握“客户咨询热点”，有效提炼“最佳答案”，以IVR播报+短信下发方式开展。

3、忙时削峰策略

（1）策略内容：突发话务往往导致瞬间话务高峰，如能将瞬间话务“均衡化”，则可有效避免“话务雪崩”，为此通过录制IVR语音，引导客户闲时再拨。【示例】“尊敬的客户，目前人工话务繁忙，为节省您的时间，建议您4小时后再行拨打。给您带来不便，我们深表歉意”。

（2）预期成效：对非紧急需求客户，能有效将瞬间话务均衡分解延迟至后续闲时，避免“恶性循环”。

（3）注意事项：忙时削峰策略是一柄“双刃剑”，如语音提示繁忙，但部分客户还是能顺利入线，引起客户误解；又例如提示4小时后拨打，还是很忙。实际运营中要“谨慎使用”，防止给客户以“欺骗”的不良感知。

4、遇忙多媒体融合引导策略

（1）策略内容：在IVR主干语音提示客户话务繁忙基础上，增加“多媒体自助渠道引导”，并下发短信提示客户如何使用。如：尊敬的客户，目前人工话务繁忙，为节省您的时间，建议您登陆gd.10086.cn或wap.10086.cn或发送短信10086到10086，更多自助服务期待您精彩体验。

（2）预期成效：在“遗憾未能提供人工接通”的背景下，为客户提供另一扇“敞开的门”，换位为客户思考，客户在有实际需求时也很愿意尝试使用。

（3）注意事项：自助渠道功能界面要“易于使用”，降低门槛，让客户便捷操作。

5、留言预约策略

（1）策略内容：忙时启动“开关”，对于溢出队列部分客户，进入“预约留言”流程。提醒客户当前人工话务繁忙，可选择在线留言预约或快速预约。后续会有专人外呼回访，同时系统可自动记录客户登记信息，包含号码、来电时间等，当突发话务高峰过后，由系统自动安排在职一线客服代表外呼回访。

（2）预期成效：依托系统功能开发，可有效实现“系统自动登记”，减少“人工登记”成本，实现“最大限度先接起来”，让客户感知到“问题被接纳”，大大降低话务需求。

（3）注意事项：一是要确保后续有足够人力“及时外呼”；二是系统能自动识别外呼回访前客户二次致电并成功入线，自动剔除相关客户并下发短信提醒；三是对承诺时限内无法及时外呼的客户，必须及时下发短信予以解释并引导客户体验自助服务渠道。